Comment intégrer le flex office dans votre entreprise ?

Face à l’essor du digital, de nouveaux modes de travail ont vu le jour. Pour s’adapter à ces derniers, les entreprises sont invitées à réorganiser leurs cadres de travail. C’est dans cette optique que le flex office a été initié. Nos Agenceurs vous aide à mieux cerner les principes de ce concept, et à l’intégrer à l’organisation de votre société.

Sommaire :

Du travail à distance au flex office

Le télétravail a connu un essor particulier en France pour plusieurs raisons. Tout d’abord, il y a l’avènement du numérique et l’amélioration de la connexion internet au fil des années. C’est en 2020 que le travail à distance va cependant prendre de l’ampleur, notamment en raison de la crise sanitaire liée au coronavirus. Lors de cette pandémie, le seul moyen de travailler était de le faire à distance, notamment à cause du confinement. Les entreprises ont alors dû s’adapter aux outils de travail disponibles afin de pouvoir continuer à exister.

Malgré la levée du confinement et des mesures de sécurité relatives au Covid, le travail à distance s’est ancré dans le mode de fonctionnement de nombreuses entreprises. Cela est dû aux nombreux avantages qu’il offre. Il permet aux professionnels de s’organiser à leur convenance, et de travailler plus efficacement, ce qui profite aussi aux entreprises.

Pour toutes ces raisons, les entreprises ont commencé à inclure le « travail remote » dans leur culture d’entreprise. Les bureaux ne sont donc plus attribués à des salariés fixes. En France, on constate d’ailleurs que les postes attribués ont diminué de 7 % dans les entreprises après la pandémie. Le professionnel travaille généralement depuis chez lui, et dès qu’il vient en présentiel, il utilise le bureau disponible. C’est ainsi qu’est né le concept du flex office.

Le flex office : qu’est-ce que c’est ?

Nouveau système d’organisation de l’espace de bureau, le flex office a fait sa première apparition aux États-Unis avant de s’exporter en France. Le concept est simple. Les postes de travail ne sont pas indéfiniment attribués à des salariés en particulier.

Par exemple, en venant au travail le matin, l’employé doit trouver un espace de travail neutre, c’est-à-dire qui n’appartient à personne d’autre (absence d’objets personnels sur le bureau). Le soir, en rentrant, il doit s’assurer de laisser le bureau vide, car celui-ci peut être occupé par un collègue le lendemain. On parle alors de clean desk.

Opposé au bureau classique, le flex office est généralement équipé d’un mobilier mobile, mais aussi d’un plancher technique surélevé visant à faciliter le déplacement des appareils informatiques et des meubles.

Quels sont les avantages du flex office ?

Si le concept de bureau 3.0 est devenu si populaire au cours de ces dernières années, c’est en raison de ses multiples avantages.

La réalisation d’économies

La mise en place du flex office permet aux entreprises de faire d’importantes économies. Grâce à ce concept, vous n’avez pas besoin d’investir dans un local capable d’accueillir l’ensemble de vos employés. Au lieu d’acheter 80 bureaux par exemple, vous pourrez vous contenter de 50 si la moitié de votre personnel est en télétravail.

La rencontre d’autres collègues

Le flex office favorise l’ouverture des collaborateurs, ainsi que la communication horizontale. Avec ce dispositif, les postes de travail ne sont pas organisés par service. Un membre des ressources humaines peut se retrouver à côté d’un comptable. Les cadres supérieurs peuvent également se retrouver près d’un employé lambda. Tout cela favorise la communication, et fait disparaître la peur de l’autorité qui peut être parfois d’un frein à la productivité.

Les uns peuvent demander conseil aux autres sans formalités particulières. Les échanges d’expériences rapprochent les collègues qui développent alors des relations de confiance. Cette bonne entente se ressent évidemment sur la productivité de l’entreprise.

L’adaptation aux nouvelles méthodes de travail

Avec le flex office, vous faites un grand pas vers les nouveaux modes de travail. Vos collaborateurs peuvent travailler à distance, en présentiel, ou combiner les deux. Ils sont aussi en mesure d’adopter le travail nomade sans la moindre contrainte.

L’amélioration de l’environnement de travail

Malgré leur volonté, les entreprises ne parviennent pas à mettre en place des zones dédiées à la restauration, à la détente, aux interactions informelles. Cela est dû au manque d’espace dans les locaux. Avec le flex office, elles arrivent à économiser de l’espace qu’elles peuvent désormais affecter aux activités ludiques. L’impact positif de ces zones sur une société n’est plus à démontrer.

L’optimisation de l’atmosphère de travail

Le bureau 3.0 est favorable à la créativité et à la performance, car les salariés peuvent adapter leurs conditions de travail selon leur humeur. Par exemple, en fonction des tâches qu’un collaborateur a à effectuer dans une journée, il peut préférer un bureau à un autre, ou le modifier pour qu’il s’y adapte.

L’amélioration de l’image de l’entreprise

Tous les employés veulent aujourd’hui avoir la possibilité de gérer leur emploi du temps à leur guise. Les entreprises qui mettent en place le flex office attirent logiquement plus de talents lors des recrutements. Les clients ont aussi des avis positifs vis-à-vis des sociétés qui adoptent ce mode d’organisation du travail. Ils y trouvent une démarche d’ouverture, et une volonté de prendre soin de son personnel, ce qui s’oppose à l’exploitation humaine décriée par de nombreux salariés.

Quels sont les inconvénients du flex office ?

En dehors de ses multiples avantages, le flex office présente quelques inconvénients, et plus particulièrement sur les travailleurs.

Une nécessité d’organisation

Lorsque les collaborateurs ont un bureau fixe, ils savent exactement où se rendre lorsqu’ils sont dans les locaux de l’entreprise. Ils ne perdent plus de temps à chercher un poste de travail. Ils ont aussi des rituels quotidiens qu’ils font avant de commencer le travail :

allumer l’ordinateur,
ouvrir les fenêtres,
mettre en marche le climatiseur,
sortir les dossiers de la veille,
organiser sa table…

Tous ces gestes se font mécaniquement, et rapidement avec l’habitude. Par contre, avec le bureau nomade, l’employé doit s’organiser en amont au risque de perdre un précieux temps une fois qu’il est au travail.

Comment un collaborateur peut-il demander à un client de passer à son bureau dans deux jours s’il ignore lui-même quel sera son poste de travail à cette date ? Il faut donc une bonne organisation avec ce mode de travail. Le fait de devoir s’adapter chaque matin à un nouvel emplacement peut également s’avérer désorientant pour certaines personnes.

Le caractère impersonnel du bureau

Lorsque vous habitez dans une même chambre pendant des années, vous vous y attachez au point de ne pas vouloir déménager si toutes les conditions de confort sont réunies. Il en est de même pour un bureau. Le collaborateur développe un sentiment d’attachement envers l’entreprise lorsqu’il y occupe le même espace confortable pendant des années. Avec le flex office, il est possible qu’il ne ressente pas d’appartenance particulière aux locaux.

Une difficulté à maintenir le contact

Dans leurs rondes permanentes, les employés tombent sur des collègues agréables et moins agréables. Malheureusement, il est souvent difficile pour ceux qui s’apprécient d’avoir la possibilité d’être à nouveau réunis pour travailler ensemble. Personne ne choisit son voisin, et les relations qui auraient pu être prometteuses se limitent souvent à une ou deux interactions.

Quelques astuces pour aménager un espace en flex office

Pour transformer vos locaux en un flex office, vous devez commencer par diviser l’espace en deux :

l’espace de travail,
l’espace secondaire.

Le deuxième est destiné à d’autres activités au choix de l’entreprise. L’espace de travail est le plus important. À ce titre, il mérite une attention particulière. Pour l’aménager, l’idéal est de faire appel à un professionnel de l’ameublement de cadres professionnels.

Généralement, l’espace de travail dans un tel environnement prend la forme d’un open space. Vous pouvez y faire installer des bureaux standing desk ou même des bureaux bench dédiés exclusivement aux open spaces. Exceptionnellement, pour certains cadres supérieurs, il peut avoir des bureaux privés. Les services dont les fonctions exigent une certaine confidentialité peuvent aussi avoir droit à des bureaux privés. C’est le cas du service juridique ou encore de la comptabilité.

Dans tous les cas, au sein de l’espace de travail, tous les postes ne sont pas obligés d’être similaires. Vous pouvez les équiper différemment afin que les collaborateurs puissent les choisir en fonction de leurs missions.

Pour éviter que plusieurs employés ne se disputent la même place, il suffit de trouver un moyen pour toujours signaler les places disponibles. Par exemple, de petits capteurs peuvent être disposés sous les tables afin de détecter la présence d’un collègue qui se serait installé.

Autour de l’espace de travail, vous devez prévoir plusieurs autres zones, les unes aussi utiles que les autres :

des salles de réunion,
des phones box,
des espaces dédiés à la détente,
des focus room,
des meetings box ou cabines acoustiques de réunion.

Chacun de ces espaces a un rôle précis. Par exemple, le focus room permet à un travailleur de s’isoler momentanément s’il a besoin de se concentrer. Au même titre que l’espace de travail, ces zones doivent être aménagées avec des équipements, du matériel, et des meubles adéquats.

Quelles entreprises ont opté pour le flex office ?

Depuis son avènement, de nombreuses sociétés ont essayé le flex office, et d’autres l’ont même adopté. Parmi les entreprises qui ont choisi le bureau 3.0 comme mode d’organisation de leurs espaces, il y a :

BMW Group,
Axa France,
Platform.sh,
Adidas,
Swiss Life,
Société Générale.

Aujourd’hui, l’une des plus grandes entreprises ayant implémenté le flex office dans son mode d’organisation de travail est LinkedIn. À l’origine, les bureaux de l’entreprise étaient totalement ordinaires. Avec l’avènement du Coronavirus, et les changements qu’il a engendrés, la société a dû revoir ses plans.

Par exemple, le Bulding One, nouveau hub du campus de LinkedIn, était destiné à accueillir 1080 postes de travail. Après la crise sanitaire, il a été réaménagé de façon à réduire le nombre de postes individuels à 569. En effet, plus de 42 % des travailleurs sont passés définitivement en télétravail. Les meubles ont été remplacés pour correspondre à ce nouveau mode d’organisation du travail. L’aménagement des locaux de LinkedIn est très orignal. À l’entrée, il est installé un café géant où les travailleurs peuvent passer du temps.

Un espace de coworking est disponible à un étage supérieur avec une décoration favorable à la créativité. L’organisation des postes de travail facilite la communication entre collègues. Quant aux salles de conférences, elles sont aménagées sous forme de salon. Véritable pionnier du flex office, LinkedIn profite aujourd’hui de la productivité de ses employés qui travaillent dans un cadre atypique.

Mobilité au travail : quelques chiffres importants

L’essor du numérique a créé d’énormes changements dans de nombreux domaines. Le milieu commercial a par exemple été complètement restructuré avec l’avènement de l’e-commerce. Depuis quelques années, ce n’est pas seulement quelques secteurs qui ont été affectés par l’évolution du numérique, mais les principes de l’organisation du travail en général.

Dans les grandes entreprises, les communautés sportives, les associations, et les ONG, le mode de travail a connu un grand changement. Aujourd’hui, il n’est plus nécessaire de parcourir de longues distances pour aller travailler au bureau. Avec une connexion internet, il est possible d’effectuer ses missions depuis n’importe quel coin du globe. On parle de télétravail. Avec ce concept, les employés sont en mesure de conclure des contrats avec des clients depuis chez eux. Ils peuvent assister à une réunion professionnelle en étant dans un parc par exemple. Ils ont même la possibilité de stocker, mais aussi d’échanger des documents en interne, notamment grâce à l’intranet et au cloud.

En France, environ 17 % des employés travaillent à distance au moins une fois par semaine. Ces chiffres montrent l’engouement que suscite davantage le télétravail aujourd’hui. Il y a 30 ans, il aurait été difficile d’imaginer que le travail connaîtrait un jour une telle réforme.

Le télétravail n’est pas l’unique motif de mobilité au travail. Il y a également les congés, les réunions, les déplacements en clientèle, les arrêts maladie. À ces occasions, les postes de travail ne sont évidemment pas occupés. Selon certaines études, en France, le taux de vacance moyen d’un poste est de 40 %. Dans l’optique de s’adapter à ces réalités, de plus en plus d’entreprises prennent la décision de se tourner vers le flex office.

Nos meilleurs conseils pour intégrer le flex office

Pour mettre en place le concept de flex office dans votre entreprise, il faut tout d’abord prendre en considération les besoins et les attentes de vos salariés. Vous pourrez ensuite aménager et structurer les différents espaces afin que les employés puissent se déplacer en toute fluidité et travailler dans les meilleures conditions.

Un mobilier ergonomique et mobile est à privilégier pour ce type d’aménagement. Chez Nos Agenceurs, nous pouvons tout à fait vous mettre en relation avec certains experts pour vous aider à vous lancer dans ce projet de flex office.

Sources :