Les locaux d’une entreprise sont généralement composés de plusieurs zones, dont l’espace de travail, l’espace détente, ou encore celui de restauration. Destinée à accueillir plusieurs événements de différentes sortes, la salle de réunion revêt une importance particulière.
À ce titre, elle doit être aménagée de façon à favoriser l’atteinte de résultats satisfaisants. Expert dans l’aménagement d’espaces professionnels, Nos Agenceurs propose des astuces pour meubler correctement votre salle de réunion.
Pourquoi bien aménager votre salle de réunion ?
La salle de réunion est l’un des espaces les plus stratégiques dans une entreprise. Malgré l’essor fulgurant du télétravail, un employé passe près de 8 heures par semaine dans une salle de réunion. Lieu de prises de décisions techniques, et d’adoption d’idées innovantes, elle réunit les cadres supérieurs, les employés, et même les membres du conseil d’administration.
Si aujourd’hui, de nombreuses solutions sont proposées pour encourager le travail mobile, la salle de réunion demeure une pièce indispensable. Ainsi, on la retrouve dans les locaux d’une entreprise classique, dans un espace de coworking, dans un flex office, et même dans un bureau hybride. Il s’agit donc d’un espace qui a une véritable importance pour les entreprises.
Il est primordial de bien aménager une salle de réunion, car les conditions qu’elle offre ont un impact sur la vie de la société. Il est en effet prouvé que les collaborateurs sont beaucoup plus productifs lorsqu’ils travaillent dans un environnement agréable.
Par exemple, un personnel qui tient une assemblée dans une salle de réunion mal isolée sur le plan acoustique, et thermique ne pourra pas être efficace. Dans l’optique de contribuer à l’amélioration des performances de vos collaborateurs, vous devez mettre à leur disposition une salle de réunion bien aménagée. Pour cela, plusieurs facteurs doivent être pris en compte, en l’occurrence :
- le mobilier,
- l’acoustique,
- le style de déco,
- l’isolation.
Chacun de ces éléments doit être choisi dans l’optique d’offrir de meilleures conditions de travail au personnel de l’entreprise. Les chaises doivent par exemple répondre à certains critères spécifiques de taille, d’épaisseur, et de qualité.
Pour vous aider dans le choix des éléments constitutifs de votre salle de réunion, vous pouvez solliciter Nos Agenceurs. Avec un savoir-faire reconnu par de nombreuses entreprises françaises, nous vous aidons à sélectionner les meilleurs prestataires pour transformer votre salle de réunion en un espace favorable aux prises de décision.
Aménagement de bureau : définissez vos besoins
Toutes les entreprises n’ont pas les mêmes besoins en matière de salle de réunion. Certaines reçoivent des clients, alors que d’autres organisent des conférences. Avant donc de procéder à l’aménagement de votre salle de réunion, vous devez définir vos besoins.
L’utilisation de la salle de réunion
Selon l’utilisation que vous voulez en faire, votre salle de réunion sera organisée différemment. Avant d’engager les travaux, il faudra alors vous poser quelques questions.
- Quelle est l’utilité principale de votre salle de réunion ?
- Souhaitez-vous organiser des séances formelles, des formations, des ateliers de brainstorming, des réunions informelles, ou plutôt accueillir des visiteurs ?
- Quel est l’espace total dont vous disposez pour la salle de réunion ?
- Suffira-t-elle à accueillir tous les participants aux réunions ?
Les réponses à ces questions vous aideront à mieux élaborer votre projet.
Le nombre de participants et l’espace
La mise en place d’un projet d’aménagement de salle de réunion ne peut pas être faite sans la prise en compte de la taille de l’entreprise. Par exemple, si vous avez un personnel de 200 travailleurs, il sera inadéquat d’avoir une salle de réunion de 20 personnes. Vous devez donc veiller à ce que le nombre de potentiels participants aux réunions soit en phase avec l’espace aménagé.
Une salle de réunion est un espace où chaque collaborateur doit être à l’aise pour travailler. Il ne s’agira donc pas de trouver une place à peine suffisante pour chaque participant. Vous devez plutôt veiller à préserver l’espace vital de chacun.
À cet effet, en position assise, et particulièrement en situation d’écoute, prévoyez 60 cm au moins par personne. Vous pouvez élargir cet espace à 70 cm s’il faut prendre des notes, ou travailler sur un ordinateur.
Aménagement de salle de réunion : choix des équipements
Dans une salle de réunion, il faut prévoir certains équipements qui sont d’une grande importance. Le choix du matériel peut varier en fonction du type d’activité de l’entreprise, de l’image de la société, du type d’événement organisé, et bien d’autres.
Des assises adaptées
De manière générale, il existe des chaises qui sont spécialement dédiées à l’ameublement des salles de réunion. Vous pouvez en installer si vous souhaitez simplifier les choses. Par contre, pour apporter une touche d’originalité à votre salle de conférence, vous pouvez être innovant.
Optez par exemple pour des poufs. Ils sont singuliers, et facilement transportables. Avec des assises non conventionnelles, vous stimulez la créativité de vos employés. Les estrades sont aussi une excellente option pour mettre l’accent sur l’esprit informel et collaboratif. Pour des conférences ou des formations, les chaises avec tablettes intégrées sont la meilleure option.
Des tableaux pour la communication
Pour permettre aux participants des réunions de bien se concentrer, il est primordial de prévoir un tableau blanc. Ils pourront ainsi suivre l’évolution des échanges avec facilité et intérêt. Le tableau écritoire, que nous vous recommandons d’ailleurs est l’outil dont vous ne devrez pas vous passer. Il existe même des modèles qui peuvent se transformer en tables.
Des tables polyvalentes
Vous pouvez choisir une grande table ronde ou rectangulaire en bois si l’utilisation de votre salle de réunion est limitée à une vingtaine de personnes. Dans le cas contraire, prévoyez plusieurs tables modulables.
5 Idées pour aménager votre salle de réunion
Si vous avez prévue de créer ou refaire la salle de réunion de votre entreprise, découvrez nos idées d’aménagement.
Idée 1 : Une salle de réunion connectée pour faciliter les travaux
Aujourd’hui, le numérique est au cœur de tout, même au sein des entreprises. Lors des prises de décisions dans une société, la salle de réunion connectée peut s’avérer indispensable. Par exemple, grâce à internet, l’absence d’un collaborateur majeur n’empêche plus la tenue d’une réunion. Ce dernier peut participer via visioconférence même s’il se trouve à des milliers de kilomètres.
Lors de l’aménagement de votre salle de réunion, vous pouvez donc inclure des dispositifs numériques. Des systèmes de projection permettront par exemple de rendre les conférences plus animées, et plus participatives.
Pour les visioconférences, vous devez prévoir une bonne connexion internet, et des écrans adaptés à la communication. N’hésitez pas à demander conseil à Nos Agenceurs pour l’aménagement d’une salle de réunion connectée. Avec nos partenaires, nous vous aidons à choisir et à installer les équipements nécessaires.
Idée 2 : Une salle de réunion modulable pour plus de praticité
Dans l’optique de gagner en superficie, de nombreuses entreprises optent pour des salles de réunion sans assises. Cela peut être intéressant pour des échanges rapides certes, mais il existe de meilleures solutions pour optimiser l’utilisation de l’espace. Pour éviter l’encombrement de la salle, vous pouvez simplement mieux gérer la disposition des tables. Pour cela, il vous suffit d’opter pour les tables modulables ou rabattables.
Il existe également des assises modulables comme les fauteuils à roulettes, et les poufs. Les tableaux à roulettes sont aussi une solution efficace. Avec ces différents meubles, il vous sera plus facile d’adapter la salle de réunion à l’effectif, et au type d’événement organisé.
Idée 3 : Une salle de réunion comme à la maison
En vogue depuis quelques années, le style « comme à la maison » a pour but d’installer les participants dans un environnement familier. Ainsi, ils sont plus à l’aise lors des réunions, mais aussi plus créatifs. Cette forme d’aménagement favorise la concentration, et par conséquent une meilleure productivité.
Pour meubler votre salle de réunion comme à la maison, vous devez choisir un mobilier robuste et solide. Les assises confortables sont privilégiées, ainsi que les matières comme le bois. Pour une ambiance cocooning, vous pouvez miser sur des couleurs neutres. Les pastels seront parfaits pour une ambiance reposante et scandinave. Vous devez aussi accorder une attention particulière à la position des luminaires et à leur intensité.
Idée 4 : Une salle de réunion fermée ou ouverte
Le choix d’une salle de réunion fermée ou ouverte dépendra de plusieurs facteurs, et principalement de la politique de l’entreprise. Pour les sociétés qui misent beaucoup plus sur la transparence, et la proximité avec les employés, l’option évidente est la salle de réunion ouverte. De cette manière, même si les discussions sont tenues secrètes, il est possible à tout le monde de voir ce qui se passe à l’intérieur de la salle.
Par contre, pour les entreprises qui ont tendance à gérer des dossiers confidentiels, une salle de réunion fermée sera privilégiée. Si vous avez un cabinet d’avocat ou d’expertise comptable, l’idéal sera donc de préconiser un peu plus d’intimité dans votre salle de réunion.
Les salles de réunion fermées se démarquent évidemment par des murs, ou des séparateurs opaques comme le bois. En dehors de la confidentialité, ce type de bureau présente d’autres avantages, notamment en matière d’isolation. Il est malheureusement plus coûteux, en raison des travaux conséquents qu’il engendre.
Les bureaux ouverts sont quant à eux encadrés de baies vitrées. En fonction de l’épaisseur de la vitre choisie, ils peuvent aussi être très performants en termes d’isolation phonique.
Il existe également un type de salle de réunion qui est un mixte entre ces deux modèles. L’espace est généralement ouvert, mais peut être refermé avec des cloisons mobiles si les sujets à aborder lors de la réunion sont trop sensibles. Un rideau intégré à la baie vitrée peut aussi permettre de transformer rapidement un bureau ouvert en un espace confidentiel.
Idée 5 : Salle de réunion pour espace hybride
Pour les entreprises qui ont opté pour le télétravail et le travail en présentiel, il est important d’adapter le cadre professionnel. Celui-ci doit permettre à tous les types de travailleurs d’exécuter leurs tâches respectives dans de bonnes conditions. On parle de bureaux hybrides.
Dans ce type d’environnement, la salle de réunion ressemble beaucoup plus à un open space. En dehors des moments de conférence et de formation, elle peut être transformée en espace de travail ou en une zone de détente. Dans ce cadre, les espaces ne sont généralement pas fixes, mais tout dépend des objectifs de l’entreprise.
En ce qui concerne le mobilier, les meubles sont modulables, et allient confort et ergonomie. L’accent est mis sur la collaboration à distance. Dans un espace hybride, la salle de réunion doit donc être connectée.
Nos meilleurs conseils pour aménager votre salle de réunion
Aménager une salle de réunion suppose de penser correctement le projet en amont. Définissez vos besoins et le nombre de participants. Il vous sera alors plus facile de concevoir une salle de réunion qui répond à vos attentes. Vous pourrez alors choisir plus aisément le mobilier. Pensez à l’ergonomie des assises et la praticité des tables. Une salle de réunion doit aussi posséder des outils numériques pour répondre aux besoins de visioconférences par exemple.
Préférez une salle de réunion modulable, à l’esprit « comme à la maison » pour favoriser la créativité et la productivité de vos collaborateurs. Ouverte, fermée ou hybride, votre salle de réunion devra être à l’image de votre entreprise et de votre manière de travailler.
Pour la mise en place d’une salle de réunion, n’hésitez pas à solliciter l’expertise de Nos Agenceurs. Nous sommes également à votre entière disposition pour vos projets d’aménagement d’espaces professionnels. Qu’il s’agisse d’espaces de coworking, de flex offices, ou de bureaux classiques, nous sélectionnons pour vous les meilleurs prestataires pour vous accompagner dans la réalisation de vos projets.