L’aménagement de votre espace accueil conditionne l’image que votre entreprise renvoie à ses clients. En raison des confinements successifs, ces derniers sont devenus plus exigeants et attentifs à l’attention qui leur est accordée.
Si l’attente est désagréable pour 50 % des consommateurs, selon Infobip, 88 % d’entre eux tiennent compte de la relation client avant d’effectuer un achat, d’après l’ESCDA. Vous avez donc tout à gagner en optimisant l’espace d’attente de votre entreprise. En tant que spécialiste de l’aménagement de bureaux pour les professionnels, nous vous présentons les étapes à suivre dans cette optique.
Trouvez l’emplacement et l’ambiance générale de votre espace d’accueil
La première étape pour aménager votre espace d’accueil consiste à identifier l’emplacement idéal et à définir l’ambiance générale de cette pièce.
Le lieu idéal pour votre aménagement
L’espace d’accueil de votre entreprise doit idéalement être situé à l’entrée. Assurez-vous de choisir un endroit à l’écart des salles de réunion et des bureaux, afin de garantir la confidentialité des échanges de vos collaborateurs. Trouvez néanmoins un juste milieu : il est impératif que les clients perçoivent les activités de votre structure.
Les couleurs adaptées à votre espace d’accueil
Les choix colorimétriques et les matériaux utilisés pour aménager un espace d’accueil participent à créer une atmosphère particulière. Pour vous aider à créer une ambiance détendue dans votre salle d’attente, vous pouvez miser sur :
- le blanc,
- le jaune,
- le bleu.
La couleur blanche permet de mettre en valeur les coloris avec lesquels elle est utilisée. Cette teinte crée un sentiment de profondeur et de sophistication qui agrandit l’espace. Le jaune traduit l’estime de soi, la communication et le pouvoir. Il renvoie une image positive et dynamique de votre entreprise.
Le bleu quant à lui est la couleur préférée des Français avec un score de 27 % lors d’un sondage exclusif mené par Pourpasunrond. Sur le plan décoratif, il induit la sérénité et la détente. Nous le recommandons donc pour les finitions de votre espace d’accueil.
Sélectionnez un mobilier adapté à vos visiteurs et vos collaborateurs
La seconde étape vers la mise en place d’une salle d’accueil moderne est le choix du mobilier. Vous devez alors tenir compte de quatre éléments fondamentaux pour éviter toute erreur.
La configuration de votre espace d’accueil
Vous avez généralement le choix entre un comptoir linéaire, autonome ou en courbe. Choisissez des modules adaptés aux personnes à mobilité réduite (PMR) si vous dirigez un établissement recevant du public. Dans le cas contraire, optez pour des modules hauts ou des modules bas en fonction des besoins de votre clientèle et de l’espace disponible dans la salle.
Le poste de travail
Outre le comptoir d’accueil qui doit être ergonomique, nous vous suggérons de privilégier un mobilier compatible avec les écrans de grande dimension. Mettez un point d’honneur à concevoir une électrification fonctionnelle. Assurez-vous que vos modules sont équipés de goulottes d’électrification en option sous chaque plan de travail. Vérifiez aussi que l’obturateur est présent sur le plateau du poste de travail.
Le design de la salle d’accueil
Le design du mobilier d’accueil doit convenir à vos collaborateurs et mettre en confiance vos visiteurs. Vous pouvez adopter un style intemporel avec des façades en bois ou aménager un espace d’accueil décalé en alliant le bois et le verre. D’autres modèles se basent sur des matériaux solides et faciles à entretenir comme la tôle métallisée pour offrir diverses possibilités d’agencement dans vos espaces de réception.
Espace d’accueil : qu’en est-il des rangements ?
La salle d’accueil nécessite des rangements fixes et mobiles. Optez pour des modules équipés d’une étagère, afin de faciliter le classement des dossiers en cours. Vous pouvez aussi choisir une solution de rangement munie de tiroirs extractibles ou de portes battantes, selon vos besoins.
Il est possible de combiner certains rangements aux comptoirs pour optimiser l’espace d’accueil. Vous pouvez néanmoins rester fidèle à la disposition autonome classique selon le rendu que vous souhaitez obtenir.
Optez pour un espace d’attente confortable et chaleureux
L’attente succède à l’accueil et est considérée comme le premier moment décisif de la relation client. Vous devez donc vous assurer de faire patienter vos visiteurs dans un espace calme, confortable et chaleureux.
Le mobilier de la salle d’attente
Le choix des meubles à installer dans la pièce d’attente dépend de l’affluence des visiteurs et de l’espace disponible dans cet endroit. Nous vous recommandons d’installer des canapés et des fauteuils designs et confortables pour optimiser l’expérience de vos clients.
Optez néanmoins pour des chaises personnalisées si vous modifiez en permanence votre espace d’accueil selon le flux de visiteurs qui y patientent. Ici, les chaises doivent être :
- empilables,
- robustes,
- polyvalentes.
Vous attendez un grand nombre de visiteurs ? Privilégiez les sièges sur poutre. Assurez-vous aussi de disposer vos assises autour d’une table basse afin de proposer de la lecture à vos hôtes.
L’affichage et la décoration
L’accueil est un endroit stratégique que vous devez utiliser pour présenter l’activité de votre entreprise. Produits et services, actualités, promotions… L’essentiel à retenir sur votre marque doit apparaître sur des présentoirs à double-face, muraux ou sur pieds. Installez des tableaux d’affichage pour mieux diffuser les informations importantes.
La décoration de votre espace d’accueil est le détail qui fait toute la différence. Elle doit refléter la vision et les valeurs de votre structure. À titre illustratif, vous pouvez accrocher des tableaux, installer des sculptures ou disposer des plantes vertes. La machine à café et la fontaine à eau viennent sublimer cet espace et améliorer la satisfaction de vos visiteurs.
L’acoustique et l’éclairage
La lumière et le bruit sont deux éléments très importants dans votre espace d’accueil. En effet, c’est un lieu central où vos clients et collaborateurs vont beaucoup échanger. Que ce soit par téléphone ou en physique, ces bruits ne doivent pas venir perturber le travail des employés qui sont à proximité. Pour cela, vous devez envisager d’adapter votre mobilier, murs et plafonds. L’objectif étant d’absorber le bruit.
Concernant la partie éclairage, elle est tout aussi importante. Elle influe sur notre humeur et notre degré de fatigue. Voici quelques-unes de nos recommandations :
- Privilégiez la lumière naturelle,
- Veillez à disposer d’un éclairage doux et apaisant,
- Soyez vigilant sur l’intensité de l’éclairage au niveau du poste de travail.
En fait, il s’agit de combiner l’intensité et la qualité de la lumière. La lumière doit non seulement assurer le confort de l’œil, mais aussi créer une ambiance.